Öğrenci İşleri Eylül, bu ülkede takvimin adı değil; “Sistem şu an meşgul, lütfen bekleyiniz” ayıdır. E-Devlet’ten e-kayıt yapmak istersiniz sistem aksaklığı der, üniversite sitesi “bu sayfa çalışmıyor” der; tarayıcı sekmesi duvara bakar, siz de ekrana. Her yıl aynı film: Öğrencilerin yarısı çözüm üretmek istese de elinden bir şey gelmez! Bunun yerine sistemin kendini toparlamasını bekler, diğer yarısı öğrenci işlerini arar. Telefon da bir melodram: çalar, çalar, çalar… Sonra kapanır. Açtıkları zaman ise karşılığında aldığımız hizmet ise genellikle şu cümle: “Bizim yapacağımız bir şey yok.” O zaman neden öğrenci işleri birimi var? Bu birim ne iş yapıyor? Peki ya yüz yüze? Kapıdan girince “kayıt dondurmak” değil, moral dondurmak serbest. Sırada beklerken öğrenirsiniz: Dilekçeyi yanlış formata yazmışsınız, yanlış kalemle imzalamışsınız, yanlış gün doğmuşsunuz. “Akademik takvimi okumadın mı?” diye azarı yer, bir daha o kapıdan girmek istemezsiniz. Ders kaydı, not itirazı, mazeret, transkript… Tam bir labirent; yol yiyici yok ama “format hatası” var. Şimdi soruyorum: Tek bir üniversiteye binlerce öğrencinin aynı hafta içinde tek portala yükleneceğini bilmek için kâhin olmaya gerek var mı? Sunucuya “Eylül trafiği” gelince şaşırıyorsak, bu işte ya kapasite planlaması hiç yapılmıyor ya da “yük testi” niyeyse hep öğrenciler üzerinde deneniyor.               Öğrenci İşleri Bölümü Açalım! Her yıl akademik takvim boyunca öğren işleri birimi yetersiz kalmaktadır. Bu sebeple “öğrenci işleri” birim olarak yetişemiyor olarakta düşünülebilir. Bu birimi başlı başına bir bölüm yapalım! Başlıca öğretim programları hazır: Dilekçe çeşitleri: “Arz ederim”in semantiği ve PDF’in kaderi Telefonu Açma Teknikleri 1-2: Zil sesinden insan sesine geçişin incelikleri Sistem Çökmeden Yaşamak: Pik saatlerde ölçekleme ve dua Empati Mühendisliği: “Seni duyuyorum” demenin 12 yolu Akademik Takvim Uygulamaları: “Son gün”ün son günü neden son gün değildir? Diplomasını alan, Eylül geldiğinde tek bir öğrenciyi “boşluğa düşürmeden” süreç bitirebiliyorsa mezun olur.  İronilerimiz bile aslında yaşadığımız sıkıntılardır. Doğrudan işleyişin planlanması ve hizmet anlayışının eksikliğinden kaynaklanıyor   Peki Ciddi Çözümler? Sorun çözümsüz değil; üç ana başlık altında on somut adımla aşılabilir. 1) Altyapı ve Akış Kademe Kademe Kayıt Pencereleri: T.C. son hanesine/soyadına göre dağıtılmış saat dilimleri. Kaosu değil, yoğunluğu yönetir. Canlı Durum Panosu: “Sistem çalışıyor/arıza var/çalışma yapılıyor” ekranı ve tahmini çözüm zamanı. Belirsizliği öldürür. Yük Testi & Yedek Hat: Eylül’den bir ay önce gerçek trafik simülasyonu; sorun çıkarsa otomatik yedek sunucuya geçiş. Offline Alternatif: Portal göçerse, geçici e-posta + referans numarası hattı. Veriyi sonra sisteme işler, öğrenciyi o an çözersiniz.   2) İletişim ve Ulaşılabilirlik Tek Numara + Geri Arama Sırası: Bankalardaki gibi “sıran geldiğinde arayalım” sistemi. Telefon çalmak için değil, çözüm için var. Bilet Sistemi (Ticket) + SLA: Her talebe numara, kategorisi, hedef çözüm süresi (ör. 24-48 saat) ve anlık durum bilgisi. “İnsanla Görüş” Butonu: Chatbot olabilir ama tek tıkla gerçek görevliye geçiş zorunlu. Çözümün kısayolu empati. Basit Dilekçe Sihirbazı: Soruyu tıkla, hazır metin çıksın; isim-numara-tarih otomatik dolsun; imza-PDF tek buton. 3) Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik Haftalık Performans Raporu: Kaç talep geldi, ortalama çözüm süresi ne, kaç tanesi geç kaldı? Kamuya açıklaştırın. Eylül Seferberliği: Kayıt haftasında “geçici destek masaları”, akran mentorları ve uzatılmış mesai. Krize değil, takvime hazırlık.   Öğrenci İçin Mini Sağkalım Kılavuzu Ekran görüntüsü alın: Hata kodu, tarih/saat her şey delildir. Çift kanal başvuru yapın: Portal + e-posta (ticket no’yu konuya yazın). Akademik takvimi kendi takviminize ekleyin: Son günleri iki kez hatırlatın. Dilekçe şablonu saklayın: Adı-soyadı-öğrenci no-tarih-konu sabit; sadece içerik değişir.   Son Söz: “İş”in Adı Üstünde Adı öğrenci işleri olan birimin işi, öğrenciyi “iş”e çevirmek değil, işini kolaylaştırmaktır. Teknoloji arızalanır; insan arızalanmasın. Bir üniversitenin kalite göstergesi sıfır hata değil, sıfır umursamazlıktır. Eğer Eylül’ü “yükleniyor”dan “hoş geldin”e çevirmek istiyorsak, mizahı duvara değil, probleme fırlatıp kıracağız: Planlamayı yapacak, ulaşılabilir olacağız, şeffaf raporlayacağız. O zaman göreceksiniz; kayıt haftası kabus değil, takvimdeki sıradan bir hafta olacak. Ve inanır mısınız, telefonlar çaldığında biri açacak.